À 17 heures, deux livreurs rentrent au dépôt. L’un rapporte des espèces, l’autre explique qu’un commerçant a payé une ancienne dette. Le back-office retrouve une somme dans un cahier, une autre sur Excel. Pour fiabiliser la gestion des créances clients, il faut pouvoir répondre à trois questions : qui a payé, combien reste dû et où se trouve l’argent ?
Voici une méthode applicable chez un grossiste ou un distributeur en Algérie, avant même de choisir un logiciel. Cet article est publié par FULLLOYAL.
Gestion des créances clients : partir d’un solde vérifiable
Avant d’équiper les vendeurs, reprenez les dettes clients à une date précise. Pour chaque commerce, rapprochez les documents de vente, les paiements déjà reçus et les retours validés. Un montant contesté doit rester identifiable jusqu’à sa résolution.
Attribuez un code à chaque client. Deux boutiques portant un nom proche ne doivent pas partager le même compte ; une boutique visitée par plusieurs personnes doit conserver un compte unique.
Gardez les justificatifs qui expliquent le solde de départ. Si vous changez d’outil, demandez comment ce solde sera repris et contrôlé. Une nouvelle application ne permet pas, à elle seule, de savoir si une ancienne dette est exacte.
Séparer vente, versement client et remise au dépôt
Un bon de livraison décrit la marchandise livrée. Il ne signifie pas que le client a tout payé. À chaque passage, distinguez :
- La nouvelle vente, avec sa référence et son montant.
- Le versement du client, avec sa date et la personne qui le reçoit.
- La remise au dépôt, lorsque le collaborateur transmet l’argent collecté.
La remise au dépôt ne constitue pas un deuxième paiement du client. Sa dette a déjà diminué lorsque son versement a été enregistré.
Précisez aussi votre vocabulaire interne : le mot « versement » désigne-t-il un paiement client ou une remise du vendeur ? Cette convention doit être comprise par les pré-vendeurs, les livreurs et le back-office.
Organiser le suivi des versements pendant la tournée
Décidez qui peut encaisser. En prévente, le pré-vendeur prend la commande sans transporter de stock ; votre organisation doit préciser s’il collecte aussi les anciennes créances ou si cette tâche revient au livreur.
Pour chaque encaissement sur le terrain, conservez au minimum :
- Le code client, la date et le montant reçu.
- Le nom du collaborateur qui a encaissé.
- Le mode de règlement et une référence de justificatif.
- Les documents concernés, lorsque le paiement est affecté à des ventes précises.
Si un client règle plusieurs livraisons ensemble, indiquez comment la somme est répartie. S’il annonce un paiement futur, notez une promesse à suivre ; n’enregistrez pas un encaissement avant d’avoir reçu le règlement.
Donnez au client un justificatif selon votre procédure habituelle. Évitez que l’unique preuve soit un message envoyé au responsable ou un souvenir de conversation.
Exemple fictif : quatre pré-vendeurs et deux livreurs
Prenons un distributeur alimentaire avec quatre pré-vendeurs, deux livreurs, un dépôt et une personne au back-office. Cet exemple est entièrement fictif.
Un commerce présente un solde initial vérifié de 42 000 DA. Une nouvelle livraison de 18 000 DA arrive. Le client verse 30 000 DA au livreur.
| Opération | Effet sur le solde | Solde restant |
|---|---|---|
| Dette au début de la journée | Point de départ | 42 000 DA |
| Nouvelle livraison | +18 000 DA | 60 000 DA |
| Versement du client | −30 000 DA | 30 000 DA |
Le soir, le livreur remet ces 30 000 DA au dépôt. Le client doit toujours 30 000 DA : la remise ne réduit pas une seconde fois son solde.
Sur l’ensemble de sa tournée, ce livreur a reçu 86 000 DA en espèces. Il remet 84 000 DA. Le back-office constate un écart de 2 000 DA et recherche son origine avec les justificatifs. Il ne répartit pas cet écart entre les comptes clients pour faire tomber le total juste.
Contrôler le retour au dépôt sans attendre la fin du mois
Prévoyez un contrôle quotidien, collaborateur par collaborateur. Comparez les encaissements consignés avec les sommes remises, en séparant les espèces des autres règlements.
Une dépense de carburant doit suivre votre procédure de dépenses. Elle ne doit pas apparaître comme une réduction du paiement d’un commerçant.
Pour chaque écart, notez le montant, les pièces à vérifier et la personne chargée du suivi. Ne modifiez pas une ancienne opération sans conserver l’explication de la correction.
Si l’équipe travaille hors ligne, vérifiez que les opérations ont été synchronisées avant de considérer le relevé du back-office comme complet. Un total encore incomplet ne suffit pas à conclure à un manque d’argent.
Préparer le recouvrement des dettes clients
Avant la tournée suivante, préparez une liste courte : client, montant restant, date de règlement convenue et personne responsable du prochain contact.
Séparez une échéance dépassée d’un montant contesté ou d’un paiement reçu qui reste à vérifier. Pour un retour de marchandise, attendez le contrôle et la validation prévus dans votre procédure avant de corriger le compte.
Si vous démarrez sur Excel, gardez un fichier de référence et un journal des opérations. Évitez les copies indépendantes par vendeur, difficiles à rapprocher. Lorsque plusieurs personnes interviennent sur les mêmes clients, testez un logiciel sur ce circuit complet : livraison, versement, solde restant et retour au dépôt.
Ce que FULLLOYAL permet de suivre
FULLLOYAL associe une application Android pour le terrain et un back-office web. La solution permet de suivre les versements et les soldes clients, ainsi que les tournées et les visites. Un mode livreur donne accès aux bons de livraison attribués à chaque chauffeur.
Le travail hors ligne avec synchronisation au retour de la connexion fait également partie des fonctions disponibles.
Pour évaluer l’outil, reprenez l’exemple ci-dessus pendant la démonstration. Faites préciser le traitement des corrections et le contrôle des remises au dépôt selon votre organisation, puis vérifiez que chacun comprend les opérations dont il est responsable.
FAQ
Peut-on commencer le suivi des dettes clients sur Excel ?
Oui, avec des soldes vérifiés, des codes clients uniques et un journal des versements. Désignez une personne responsable du fichier de référence et rapprochez régulièrement les justificatifs.
Un paiement partiel veut-il dire que le bon de livraison est soldé ?
Non. Dans l’exemple, le versement de 30 000 DA laisse une dette de 30 000 DA sur le compte. Il faut distinguer le montant livré, le montant payé et le reste dû.
Que vérifier si le livreur travaille sans réseau ?
Testez la saisie d’un versement sans connexion, puis sa synchronisation. Contrôlez ensuite le montant et le compte client au back-office avant de finaliser le rapprochement de la journée.
Qui compter dans le budget d’une application terrain ?
Chez FULLLOYAL, les vendeurs et les livreurs comptent comme utilisateurs terrain. L’exemple représente donc six utilisateurs. Selon le barème fourni pour l’offre Economy, l’estimation annuelle est de 50 000 + (6 × 23 000), soit 188 000 DA. Le devis final dépend de la mise en place.