Le pré-vendeur revient d’un nouveau quartier avec six commandes. Il a promis de livrer jeudi. Au dépôt, les cartons sont disponibles, mais les deux livreurs ont déjà des arrêts prévus et le magasinier prépare encore les commandes des clients habituels. Avant d’envoyer un vendeur dans un nouveau secteur, la gestion des livraisons doit répondre à une question simple. Combien de commandes de plus l’équipe peut-elle préparer et livrer le jour annoncé ?
Cet article est publié par FULLLOYAL. Il fait partie de notre série sur le management commercial des équipes de distribution.
Gestion des livraisons : vérifier ce que le nouveau secteur attend
Choisissez une petite zone autour d’un trajet que vos livreurs connaissent. Avant de prendre des commandes, passez chez quelques épiciers et supérettes. Demandez quels jours ils réceptionnent, qui est présent pour vérifier les cartons et où le livreur peut s’arrêter. Un créneau pratique pour votre équipe peut coïncider avec l’heure où la boutique est la plus occupée.
Demandez aussi quelles références les commerçants reprennent régulièrement, en quelles quantités et à quelle fréquence. Une boutique qui veut quelques cartons chaque semaine et un revendeur qui souhaite une grosse livraison mensuelle ne sollicitent pas le dépôt de la même manière. Ces réponses vous aident à choisir les premières boutiques à servir et les produits à leur proposer.
Mesurer la capacité de préparation des commandes et de livraison
Sur deux ou trois départs comparables, relevez combien de commandes le dépôt termine avant l’heure de chargement. Comptez aussi les arrêts que chaque livreur peut assurer dans sa journée. Notez ce qui prend du temps, comme un gros bon, un accès difficile ou l’attente de la personne qui réceptionne.
Reprenez ensuite le planning des livraisons du jour envisagé. Déduisez les commandes et les arrêts déjà engagés. Calculez les deux marges séparément. Si le dépôt peut préparer six commandes de plus, mais que le livreur peut faire quatre arrêts de plus, quatre est le plafond de départ pour des commandes de taille comparable, à raison d’une commande par arrêt. Gardez aussi une marge pour les imprévus. Vérifiez le volume et le poids des cartons si la commande est plus grosse que d’habitude.
Dire au pré-vendeur quand il peut annoncer une date
Mettez le jour de passage, l’heure limite de commande et la personne qui confirme le créneau sur une même feuille. Un tableau Excel partagé suffit pour essayer cette méthode. Une ligne par commande permet au bureau de voir les créneaux demandés, ceux qu’il a confirmés et les commandes prêtes au dépôt.
- Le pré-vendeur relève l’adresse exacte, les quantités et le créneau souhaité. Il annonce au client quand le bureau pourra confirmer la date.
- Le back-office vérifie les quantités disponibles, la préparation et la place sur la tournée avant de confirmer. Il transmet au dépôt la liste des commandes à préparer dans l’ordre des départs.
- Le livreur retrouve ses bons de livraison et les consignes d’accès. S’il rencontre un problème, il le signale au bureau, qui prévient le client et convient avec lui de la suite.
Décidez à l’avance comment traiter une demande qui arrive après l’heure limite. Le bureau peut proposer le prochain jour de passage. Le pré-vendeur peut alors donner une date claire au client, même quand le départ du lendemain est déjà complet.
Exemple fictif avec trois pré-vendeurs et deux livreurs
Un grossiste fictif veut desservir un quartier voisin le jeudi. Il a trois pré-vendeurs, deux livreurs, un magasinier et une personne au bureau. Sur des jeudis comparables, le dépôt prépare 18 commandes avant le départ et les deux livreurs assurent ensemble 16 arrêts. Douze commandes pour douze arrêts sont déjà prévues chez les clients habituels.
Il reste donc de la place pour 6 préparations et 4 arrêts. Le grossiste fixe son premier essai à 3 boutiques, avec un arrêt de marge. Les nouvelles commandes ont un format proche des précédentes, le volume tient dans le véhicule affecté au quartier et le trajet laisse assez de temps pour servir les trois adresses. Le vendeur propose le passage de jeudi à ces boutiques. Pour les autres, il relève les besoins et propose un prochain créneau après confirmation du bureau.
Après la tournée, l’équipe rapproche les dates promises des dates de livraison et demande aux trois boutiques si le créneau leur convient. Si une commande est prête à temps mais que le livreur arrive après la fermeture, elle revoit l’horaire de passage avant d’ajouter des clients. Si le retard vient du dépôt, elle revoit l’heure limite de commande ou le nombre de bons confiés au magasinier.
Où FULLLOYAL peut accompagner l’équipe
FULLLOYAL propose une application terrain Android et un back-office web. Le pré-vendeur prend les commandes sans transporter de stock. Dans le mode livreur, chaque chauffeur dispose des bons de livraison qui lui sont attribués. L’équipe peut gérer les tournées et consulter le stock par dépôt. Pour une ouverture de secteur, ces fonctions donnent au vendeur, au bureau et au livreur des informations pour préparer le passage. La décision d’élargir le secteur repose sur ce que l’équipe observe pendant l’essai.
Questions fréquentes
Combien de nouveaux clients intégrer à une tournée de livraison ?
Partez des arrêts et des préparations encore disponibles après les commandes déjà confirmées. Vérifiez la distance entre les boutiques, les heures de réception et le volume à transporter. Commencez avec un nombre d’arrêts inférieur à cette capacité pour garder du temps en cas d’imprévu.
À partir de quand le pré-vendeur peut-il promettre une date ?
Dès que le bureau a confirmé la disponibilité des articles, la préparation avant départ et un créneau que la boutique accepte. Vous pouvez aussi convenir d’un jour fixe une fois ce passage éprouvé sur plusieurs tournées.
Que suivre dans Excel pendant l’essai ?
Notez le client, la référence de la commande, le jour promis, le jour livré et le motif d’un éventuel écart. Relisez les lignes en fin de tournée avec le dépôt et le livreur pour décider du prochain départ.