Le pré-vendeur prend une commande de 20 cartons. Le back-office voit 58 cartons au total dans le logiciel de distribution. Pourtant, le dépôt qui prépare la tournée n’en a que 12 à proposer à ce client. Les autres cartons sont sur un autre site ou déjà promis. Avant de confirmer la livraison, il faut savoir quel dépôt peut la préparer et à quelle date.
Cet article publié par FULLLOYAL propose une méthode aux grossistes et distributeurs en Algérie qui travaillent avec plusieurs dépôts.
Utiliser un logiciel de distribution pour lire le stock par dépôt
Le stock total aide le responsable à voir combien de marchandises l’entreprise détient. Le magasinier a besoin d’un chiffre plus précis pour savoir ce qu’il peut préparer sur son site.
Pour chaque article, vérifiez la quantité physiquement présente dans le dépôt, les quantités déjà promises et l’état des produits. Un carton en attente de contrôle peut être présent dans le bâtiment sans être disponible pour une nouvelle commande. Une quantité en route depuis un autre dépôt doit aussi rester distincte de ce qui a déjà été réceptionné.
Si vous partez d’un fichier Excel, attribuez un identifiant à chaque site et utilisez une référence article commune. Deux descriptions différentes pour le même produit compliquent le rapprochement. Utilisez la même unité de comptage sur les deux sites ou notez clairement les conversions entre cartons et unités.
Définir qui choisit le dépôt de préparation
Attribuez un dépôt habituel à chaque secteur ou tournée. Ce point de départ aide le pré-vendeur à transmettre la commande au bon interlocuteur. Le responsable peut ensuite choisir un autre site si le dépôt habituel manque de marchandises.
Pour décider, vérifiez trois éléments. Le dépôt dispose-t-il des quantités nécessaires pour l’ensemble de la commande ? Peut-il la préparer avant le départ prévu ? Un livreur peut-il desservir le client depuis ce site ?
Fixez aussi qui confirme la quantité et le délai au client. Si le vendeur transmet une demande au bureau, le client doit savoir quand il recevra la confirmation. Une fois la décision prise, transmettez la même référence de commande et le même dépôt au magasinier et au livreur.
Exemple fictif avec deux dépôts et une commande de 20 cartons
Prenons un distributeur alimentaire fictif avec trois pré-vendeurs, deux livreurs, deux magasiniers et une personne au back-office. Un client servi habituellement par le dépôt A demande 20 cartons. Les quantités déjà promises dans ce tableau sont encore physiquement présentes et n’ont pas déjà été déduites des chiffres de départ.
| Dépôt | Cartons présents | Déjà promis | Disponibles pour une nouvelle commande |
|---|---|---|---|
| A, dépôt habituel | 18 | 6 | 12 |
| B, autre dépôt | 40 | 15 | 25 |
| Total | 58 | 21 | 37 |
Il manque 8 cartons au dépôt A pour servir la commande complète. Le back-office a trois options à vérifier.
- Faire préparer les 20 cartons par le dépôt B si sa tournée et son délai conviennent.
- Faire venir 8 cartons de B vers A et confirmer le départ après leur réception et leur contrôle.
- Proposer 12 cartons au premier passage et convenir avec le client de la suite pour les 8 autres.
Dans le scénario du transfert, B peut engager 8 de ses 25 cartons disponibles. Il lui en reste alors 17 pour d’autres commandes. A peut préparer les 20 cartons une fois les 8 reçus, si les 12 cartons de départ sont toujours disponibles pour cette vente.
Suivre le transfert jusqu’à la réception
Quand des cartons quittent un dépôt, gardez une référence commune pour le départ et l’arrivée. Notez le site d’origine, la destination, l’article et la quantité annoncée. À l’arrivée, le magasinier contrôle ce qu’il a reçu et signale tout écart au bureau.
Par exemple, si B expédie 8 cartons et qu’A n’en réceptionne que 7, A peut préparer 19 cartons avec les 12 déjà prévus. Le huitième carton doit être recherché avant que le bureau confirme une livraison complète. Compter les cartons en route dans les deux dépôts ferait apparaître une disponibilité que le magasinier ne peut pas utiliser.
Avant le chargement, vérifiez que la quantité à préparer, le dépôt de départ et le bon de livraison correspondent à la dernière décision du bureau. Si le client a accepté un envoi partiel, transmettez aussi le reste à livrer à la personne chargée de son suivi.
Vérifier le scénario dans FULLLOYAL
FULLLOYAL propose une application terrain Android et un back-office web, avec stock par dépôt, tournées et rapports de stock. Le pré-vendeur prend des commandes sans emporter de marchandise. En mode livreur, les bons de livraison sont attribués à chaque chauffeur.
Pour préparer une démonstration, apportez les quantités du tableau et montrez qui décide du site de préparation dans votre entreprise. Faites vérifier comment consulter les stocks de chaque dépôt et comment l’équipe retrouverait les bons attribués au livreur. Faites préciser le traitement des quantités engagées et des marchandises en transit selon votre organisation.
FAQ
Un stock total suffisant permet-il de confirmer une commande ?
Vérifiez d’abord le stock utilisable du site qui prépare la commande. Si le solde est ailleurs, faites confirmer le délai de préparation ou de transfert avant de vous engager auprès du client.
Quand vaut-il mieux livrer depuis l’autre dépôt ?
Cette option peut convenir si l’autre site peut préparer toute la commande et desservir le client au créneau voulu. Regardez aussi les autres articles de la commande avant de déplacer le départ pour une seule référence.
Peut-on gérer deux dépôts avec Excel ?
Vous pouvez commencer avec une liste d’articles commune, une situation par site et un registre partagé des mouvements. Définissez qui met ces données à jour et qui confirme les quantités aux vendeurs.