Logiciel de prévente en Algérie : passer du carnet au téléphone

À 11 heures, le dépôt reçoit la photo d’une page de carnet. Le nom de la boutique est abrégé, une quantité a été barrée et personne ne sait si « 8 » signifie huit cartons ou huit unités. Le pré-vendeur est déjà chez le client suivant. Si vous cherchez un logiciel de prévente, commencez par régler ce passage entre la commande prise en boutique et sa préparation au dépôt.

Voici comment organiser cette transition chez un distributeur en Algérie. Cet article est publié par FULLLOYAL.

Un logiciel de prévente doit servir un circuit clair

En prévente, le commercial prend la commande sans transporter de marchandise. Le dépôt organise ensuite la préparation et la livraison. Équiper le pré-vendeur d’un téléphone ne suffit donc pas : le back-office, le magasinier et le livreur doivent savoir quelle information utiliser.

Avant de choisir l’application, décrivez votre journée sur une feuille. À quelle heure les commandes doivent-elles parvenir au bureau ? Qui contrôle la disponibilité ? Qui confirme au client une quantité modifiée ? Qui attribue les bons de livraison aux livreurs ?

Fixez une règle pour les commandes arrivées après l’heure limite. Le vendeur doit connaître les conditions dans lesquelles il peut annoncer une livraison, au lieu de promettre un passage que le dépôt n’a pas prévu.

Préparer les clients, les articles et les unités de vente

Commencez avec les références réellement vendues et les boutiques du secteur pilote. Une même épicerie ne doit pas figurer trois fois sous des noms différents. Chaque article doit être identifiable sans dépendre du surnom utilisé par un seul vendeur.

Pour chaque produit, clarifiez :

• Sa référence et sa désignation.
• Son conditionnement : unité, carton ou autre emballage utilisé.
• Le nombre d’unités dans ce conditionnement.
• Le tarif et les règles commerciales applicables.

Une quantité doit toujours avoir une unité explicite. Si le catalogue parle en unités et que le client commande en cartons, définissez comment l’équipe effectue la conversion. Faites démontrer ce cas dans l’application envisagée avant de l’adopter.

Un fichier Excel nettoyé peut servir à préparer ces données. La méthode de reprise dans le logiciel doit être vérifiée avec l’éditeur ; elle ne se déduit pas de la présence d’une application mobile.

Répartir le travail entre pré-vendeur, dépôt et livreur

Précisez les responsabilités avant le premier essai. Voici une répartition possible, à adapter à votre équipe :

Une commande prise ne garantit pas, à elle seule, que la marchandise est disponible. Si le dépôt doit réduire une quantité, désignez la personne qui prévient le client et confirme son accord.

Gardez aussi des règles distinctes pour la commande, le retour et le versement. Une demande de marchandise ne signifie ni qu’elle a été livrée ni qu’elle a été payée.

Exemple fictif : trois pré-vendeurs et deux livreurs

Prenons un distributeur alimentaire avec trois pré-vendeurs, deux livreurs, un magasinier et une personne au back-office. Cette organisation et les chiffres suivants sont entièrement fictifs.

Pour le pilote, un seul pré-vendeur utilise la nouvelle application sur son secteur. Une boutique lui commande huit cartons d’un produit, à six unités par carton. La quantité demandée représente donc 48 unités.

Au dépôt, seuls six cartons de ce produit sont disponibles, soit 36 unités. Le back-office contacte le client, qui accepte les six cartons. Les deux cartons restants représentent douze unités ; ils ne doivent pas être présentés comme livrés.

Si le client téléphone ensuite au bureau, retrouvez la commande initiale avant de saisir quoi que ce soit. Le téléphone doit servir à clarifier cette demande, sans créer une deuxième commande identique.

À la fin de l’essai, rapprochez la demande initiale, la quantité convenue et le bon de livraison. Ce contrôle permet de vérifier que le nouveau circuit reste compréhensible pour toute l’équipe.

Tester la prise de commande hors ligne sur une vraie tournée

Ne limitez pas l’essai au Wi-Fi du bureau. Sur le téléphone prévu pour le terrain, testez une commande sans connexion, puis le retour du réseau.

Au back-office, vérifiez que vous retrouvez le bon client, les bons articles et les bonnes quantités. Contrôlez aussi le traitement d’une modification et la marche à suivre si une opération n’apparaît pas encore.

Évitez de demander une seconde saisie avant d’avoir vérifié la première. Une commande enregistrée sur un téléphone peut ne pas être encore parvenue au bureau.

Testez également une commande concernant un article devenu indisponible pendant la tournée. Le fonctionnement hors ligne ne dispense pas du contrôle de disponibilité avant la préparation et la confirmation au client.

Réussir le démarrage sans multiplier les versions

Sur le secteur pilote, désignez une source de référence pour les commandes. Si le carnet et l’application restent deux listes indépendantes, le bureau devra encore décider laquelle croire.

Prévoyez une procédure de secours en cas d’incident : qui recueille la demande, qui la reprend ensuite et qui vérifie qu’elle ne figure qu’une fois ? Gardez cette procédure simple et connue de tous.

Après les premières tournées, examinez les cas concrets : client difficile à retrouver, conditionnement ambigu, commande non reçue, quantité modifiée. Corrigez ces points avant d’équiper les deux autres pré-vendeurs. Le calendrier de déploiement doit suivre ces vérifications.

Où FULLLOYAL intervient dans cette organisation

FULLLOYAL associe une application terrain Android et un back-office web. Le profil pré-vendeur permet de prendre des commandes sans transporter de stock. Le mode livreur donne accès aux bons de livraison attribués à chaque chauffeur.

La solution comprend les tournées, les visites, le stock par dépôt et le travail hors ligne avec synchronisation au retour de la connexion. Elle propose aussi des rapports sur les ventes, le stock et l’activité terrain.

Pour votre démonstration, reprenez la commande de huit cartons et le cas sans réseau. Faites préciser le traitement des conditionnements, des changements de quantité et des incidents de synchronisation selon votre organisation. Ce sont des points à vérifier, pas des automatismes à supposer.

FAQ

Quelle différence entre une application de prévente et la vente au camion ?

Le pré-vendeur prend une commande pour une livraison ultérieure. En vente directe, le vendeur vend et livre depuis le stock de son camion. Choisissez le circuit qui correspond à votre activité.

Peut-on commencer avec un seul pré-vendeur ?

Oui pour organiser un pilote opérationnel. Associez-y le back-office, le magasinier et un livreur afin de tester toute la chaîne. Vérifiez séparément les conditions commerciales de l’éditeur.

Faut-il Internet chez chaque client pour utiliser FULLLOYAL ?

FULLLOYAL permet le travail hors ligne et la synchronisation lorsque la connexion revient. Pendant l’essai, vérifiez la réception des opérations au back-office avant de lancer leur traitement au dépôt.

Faut-il abandonner Excel dès le premier jour ?

Vous pouvez l’utiliser pour préparer vos données et contrôler le pilote. Pour les commandes du secteur testé, choisissez toutefois une référence unique et une procédure claire de reprise après incident.

Demandez une démonstration de FULLLOYAL pour votre équipe de prévente.