À 16 heures, il reste six boutiques sur la liste du vendeur. Il a travaillé toute la journée, mais deux commerçants étaient absents et un déplacement a pris plus longtemps que prévu. Avant de lui demander d’accélérer, revoyez la gestion des tournées : le planning tenait-il réellement dans sa journée ?
Chez un distributeur en Algérie, une tournée commerciale se construit avec des clients, des distances et du temps disponible. Cet article, publié par FULLLOYAL, propose une méthode pour préparer des visites réalisables et comprendre celles qui restent à faire.
Gestion des tournées : partir du temps, pas d’un quota uniforme
Deux vendeurs peuvent avoir le même nombre de clients et des journées très différentes. L’un visite plusieurs boutiques dans un même quartier. L’autre doit rejoindre des localités éloignées et attendre certains responsables.
Avant de fixer un objectif de visites, séparez les temps de déplacement, de présence chez le client et de travail hors visite. Ce dernier comprend, selon votre organisation, la préparation, les échanges avec le bureau et le compte rendu.
Prévoyez aussi une marge pour les imprévus. Un planning qui utilise déjà toute la journée sur le papier sera difficile à tenir au premier retard.
Décrire le travail attendu dans chaque visite client
Une prise de commande rapide n’occupe pas forcément le même temps qu’une première présentation de gamme. Une visite peut aussi inclure un point sur les dettes clients ou un versement, si cette mission revient au vendeur.
Pour préparer le planning, distinguez quelques situations simples :
- Client connu, commande habituelle.
- Nouveau point de vente à présenter et à qualifier.
- Client avec un problème commercial à résoudre.
- Passage court pour vérifier un besoin ou convenir d’un rendez-vous.
Ces catégories servent à estimer le travail. Elles ne justifient pas de multiplier les formulaires. Demandez surtout au vendeur ce qui explique les visites longues et les attentes fréquentes.
Regrouper les clients sans ignorer leurs contraintes
Préparez des secteurs cohérents et notez les jours ou créneaux où les commerces peuvent recevoir votre équipe. Un client proche peut rester impossible à visiter si son responsable n’est jamais disponible au passage prévu.
Définissez aussi la fréquence souhaitée pour chaque commerce. Certains demandent un passage régulier ; d’autres peuvent être visités moins souvent selon leurs besoins et les accords commerciaux.
Évitez de traverser plusieurs fois le même secteur pour compléter une liste mal organisée. Lorsque vous déplacez une visite, vérifiez son effet sur les autres passages au lieu de l’ajouter simplement en fin de journée.
Exemple fictif : construire une tournée de quatorze visites
Prenons une entreprise avec cinq pré-vendeurs et trois livreurs. Les pré-vendeurs prennent les commandes ; les livreurs suivent un planning de livraison distinct. Cet exemple est fictif et décrit la journée d’un seul pré-vendeur.
Après les pauses prévues dans cette organisation, il dispose de 420 minutes de travail. Le responsable retient les hypothèses suivantes pour le secteur testé :
| Poste de temps | Hypothèse de l’exemple |
|---|---|
| Préparation et travail avec le back-office | 60 minutes |
| Déplacements sur le secteur | 120 minutes |
| Marge pour les imprévus | 30 minutes |
| Temps restant pour les visites | 210 minutes |
Avec une durée moyenne supposée de 15 minutes par visite, 210 ÷ 15 = 14 visites prévues. Le total est bien de 420 minutes : 60 + 120 + 30 + 210.
Prévoir 18 visites avec les mêmes hypothèses demanderait 480 minutes, soit 60 minutes de plus. Le responsable doit alors revoir le secteur, la répartition des visites ou le travail attendu. Il ne peut pas résoudre cette différence en changeant seulement le chiffre dans le planning.
Ces durées sont des hypothèses de préparation, pas une norme pour les distributeurs. Mesurez votre propre activité avant d’adopter un objectif.
Distinguer visite réalisée, vente et passage reporté
Une visite sans commande ne signifie pas automatiquement que le vendeur n’a rien fait. Le commerce peut avoir encore du stock, attendre une décision ou signaler un problème à traiter.
Dans votre suivi, séparez les clients visités, les commandes obtenues et les visites non réalisées. Pour ces dernières, conservez une explication courte et une prochaine action.
Une boutique fermée, un responsable absent et un manque de temps ne demandent pas la même réponse. Vous pouvez modifier un créneau, prendre rendez-vous ou alléger une tournée. Un total de ventes ne permet pas, à lui seul, de choisir entre ces actions.
Revoir le plan de tournée avec le vendeur
Après quelques journées représentatives, comparez les hypothèses aux situations rencontrées. Les déplacements prennent-ils plus de temps ? Les premières visites durent-elles davantage ? Les mêmes commerces sont-ils régulièrement reportés ?
Corrigez d’abord les problèmes qui reviennent. Déplacer un client vers un autre jour ou regrouper des passages peut être plus pertinent que demander un effort identique à toute l’équipe.
En prévente, coordonnez aussi les promesses commerciales avec le dépôt et les livreurs. Une visite qui produit une commande ne doit pas engager une date de livraison incompatible avec l’organisation prévue.
Utiliser FULLLOYAL pour suivre l’activité terrain
FULLLOYAL associe une application Android et un back-office web. La solution comprend les tournées, les visites et les rapports sur l’activité terrain, ainsi que les ventes et le stock.
Le profil pré-vendeur prend les commandes sans transporter de marchandise. Le mode livreur donne accès aux bons de livraison attribués à chaque chauffeur. L’application permet également le travail hors ligne, avec synchronisation au retour de la connexion.
Pour préparer une démonstration, apportez un secteur, une liste de clients et les hypothèses de temps de votre équipe. Faites préciser comment vous organiserez et suivrez ce planning. Ne déduisez pas du mot « tournée » la présence d’un calcul automatique d’itinéraire ou d’un suivi GPS.
FAQ
Combien de clients un pré-vendeur doit-il visiter par jour ?
Il n’existe pas de chiffre unique adapté à tous les secteurs. Estimez le temps disponible, les déplacements et la durée des visites. Les quatorze passages de l’exemple ne sont pas un objectif universel.
Faut-il utiliser le même planning pour le pré-vendeur et le livreur ?
Leurs missions sont différentes. Le premier prend les commandes, le second livre selon les documents qui lui sont attribués. Coordonnez les deux plannings sans supposer qu’ils doivent avoir les mêmes arrêts le même jour.
Comment traiter une visite sans commande ?
Consignez le passage et son résultat selon votre procédure. Cherchez ce qui doit suivre : nouveau passage, réponse commerciale ou simple attente. Une absence de commande n’efface pas la visite.
Peut-on préparer les tournées sur Excel avant de choisir une application ?
Oui. Une liste par secteur avec fréquence, créneau souhaité et durée estimée permet de construire un premier planning. Vérifiez sa faisabilité sur le terrain avant de le reprendre dans un autre outil.
Demandez une démonstration de FULLLOYAL pour organiser vos équipes terrain.